365体育官网网站档案收集、保管、利用制度
第一章 总则
第一条 档案室对学校各立卷单位的归档材料，按照收集——整理——鉴定——保管——利用等程序进行全过程管理，为了保证各环节管理规范、高效及协调运行，根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》等法律法规，并结合365官网实际，制定本制度。
第二章 档案收集制度
第二条 接收范围：
（一）学校在教学、科研、管理各项活动中直接形成的对学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同载体形式的文件材料。
（二）《365体育官网网站档案实体分类法》规定应归档的党群、行政、教学、科研、产品生产和科技开发、基本建设、仪器设备、出版、外事、财会、声像、实物、电子类文件材料。
（三）学校决定由档案室保管撤销单位的档案和其它类型的档案。
第三条 立卷原则：
实行部门、课题组预立卷原则，即学校各单位、各部门均为立卷单位，由档案形成单位将本部门形成的文件材料立卷归档。
第四条 质量要求：
（一）各门类档案的质量总体要求是：遵循文件材料形成规律，保持彼此之间的有机联系，区别不同价值，便于保管利用。
（二）卷内文件材料必须准确反映学校教学、科研、管理活动的真实内容，手续完备，制作和书写材料利于长期保存。
（三）不同年度的文件材料一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示批复，放在批复文年立卷，没有批复文的放在请示年立卷；跨年度的规划放在第一年立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议放在会议开幕年立卷；非诉讼案件放在结案年立卷。其它类型的档案按有关规定办理。
（四）管理内容的档案按问题、时间或重要程度排列，要注意密不可分的材料排列顺序：批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；定稿在前，历次重要讨论稿在后；结论性材料在前，依据性材料在后。
（五）专题性、成套性档案（含教学、科研、产品生产和科技开发、基本建设、仪器设备、出版）按阶段、结构、部件等分别组卷。具体参照《365体育官网网站档案实体分类法》。
（六）卷内文件材料应按排列顺序，依次编写页号或件号。
（七）每个案卷必须按格式填写卷内目录和备考表。
（八）声像材料应用文字标出摄像的对象、时间、地点、中心内容和责任者。
（九）案卷封皮，按规定填写清楚，案卷题名要简明，确切地反映卷内文件材料内容，一般包括责任者、内容和名称等（如365体育官网网站2015年党委工作计划、总结），体式一致，文字简练，使用简称应通用易懂，打印或用毛笔、钢笔、签字笔书写，字迹要工整，清晰。
（十）卷内文件要去掉金属物，对破损的文件材料应按裱糊要求托裱，字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷；案卷采用三孔一线的方法装订；不装订的案卷，卷中的文件应逐件用细线装订。
（十一）各类案卷的封皮、卷内目录、备考表、档案的格式按《高等学校档案工作规范》要求执行。
第五条 归档时间：
党群、行政、外事、出版类在次年5月底前移交，教学类档案在一个学期结束后，当年11月底前向档案室移交。其它各类档案按《365体育官网网站档案管理办法》有关规定办理。
第三章 档案整理制度
第六条 档案室将接收进来的案卷及时整理，并提供利用。整理档案应遵循以下原则：
（一）分类：
1.根据《365体育官网网站档案实体分类法》档案分为十三大类。各类档案根据实际情况分别编制二、三级类目。
2.按年度+分类号+卷号的模式，为每卷档案编号。卷号为流水号。
（二）编目：
1.将实体分类号填写在每个案卷封皮相应位置，硬卷皮还要在卷脊粘贴。
2.按分类编制案卷目录。为了方便利用，应编制全引目录、分类目录、专题目录、主题目录卡片等并有完整的机读目录。
（三）排架、保管：
将文件材料按档号顺序在档案柜内依次自上而下、从左到右竖立排放。特殊形体档案按有关规定办理。
第四章 档案工作统计制度
第七条 对档案的收进、移出和案卷利用数量等情况，及时准确地进行统计。
第八条 按照上级档案部门的要求，及时报送档案工作基本情况统计表。
第九条 建立档案收进、移出登记簿，查（借）阅登记簿，利用效果登记簿，档案工作基本情况统计表等。
第十条 对于各种登记、统计表册，要以高度负责的态度，认真进行填写。达到统计数字准确，上报及时。
第十一条 要定期进行档案统计分析，通过定量分析，反映工作发展的速度和状况，以便总结经验教训，不断提高档案工作水平。
第十二条 档案统计工作要严格执行《中华人民共和国统计法》，要按《统计法》的要求，严肃认真的做好统计工作。
第五章 档案安全保密制度
第十三条 档案室人员严格执行保密制度，完善保密措施，明确职责，确保档案机密的绝对安全。
第十四条 凡属密级档案，应由档案室统一保管。
第十五条 利用者借阅密级档案，须经分管档案工作的校领导批准，并只限于在阅档室利用。
第十六条 本单位在对外经济、技术交流与合作中需要档案资料的，必须由学校保密组织审查，并经主要领导批准同意。凡需提供涉密档案资料的，应以一定形式明确当事人须承担的保密义务和责任。
第十七条 因资产与产权变动而转让档案的，应依据国家有关规定做好保密工作，确保国家和学校机密安全。
第十八条 利用者必须维护档案机密的安全，不得在个人笔记本上记录档案机密，不得扩散档案机密。
第十九条 任何人不得携带涉密档案或其复制件外出参观、浏览、探亲访友和出入其它不利于档案保密的场所。
第二十条 采取现代保密技术防护手段，防止档案机密泄露。
第二十一条 档案文件的降密和解密必须按有关规定执行，档案人员不得私自确定档案降密和解密的日期与范围。
第二十二条 对泄露档案机密的，应按有关规定视情予以处理；构成犯罪的，依法追究刑事责任。
第六章 档案库房管理制度
第二十三条 档案库房是集中统一保管学校档案的重地，非档案工作人员未经许可，不得擅自入内。
第二十四条 档案库房管理应坚持“以防为主、防治结合”的方针和“坚固实用、安全防范、科学管理、利用方便”的原则，档案库房应具有防火、防盗、防光、防尘、防有害生物、防高温、防潮湿、防污染等安全防护措施，确保档案的安全保管。
第二十五条 档案库房应配备温湿度控制和调节设备，其温度应控制在14℃—24℃，相对湿度应控制在45%—60%。库房温湿度记录要有专人负责，每天记录一次，要积累、保存好测试的数据、采取的措施及其变化情况记录。
第二十六条 安全使用电器设备，定期检查电器线路，库房严禁明火装置和使用电炉，严禁存放易燃易暴物品，下班前切断电源，关好门窗。
第二十七条 严格履行借阅制度，借出的档案归还后，应及时放入档案柜，不得随意堆放。每年清点一次档案数量。
第二十八条 定期对库房进行检查，作好记录，发现问题及时处理。对破损、褪变的档案要及时修补、复制，确保档案的安全。
第二十九条 库房应设置档案存放位置示意图，并在档案橱柜上标明所存档案的起止号，以便查找利用。
第三十条 档案排架应按照从左到右、自上而下的方法，系统反映档案类目设置的具体顺序。
第七章 档案借阅制度
第三十一条 档案室库藏档案主要供本校教学、科研及党政管理工作使用，同时适当为社会提供利用服务。
第三十二条 借阅档案，必须在OA协同办公系统办理借阅手续。
第三十三条 凡向档案室移交、捐赠、寄存档案的单位和个人，对其档案享有优先利用权，并可对档案中不宜开放的部分提出限制利用意见。
第三十四条 凡需利用学校库藏档案的单位和个人，须持单位介绍信、本人身份证等有效证件，否则不予接待。
第三十五条 凡需利用学校档案室尚未开放的档案，除须持上述证件外，必须办理一定的审批手续后，方可利用。
(一) 本校人员利用党政类保密档案或非本部门形成的未公开的档案，须经归档部门负责人批准。
（二）本校人员借阅科技保密档案，须经科研服务部负责人批准；查阅他人限制利用的的科技档案，须经课题负责人同意。
（三）校外组织或个人需要利用上述档案，应经分管档案工作的校长批准后，再按以上规定办理。
第三十六条 港澳和台湾同胞、海外华侨要求利用档案，须经有关主管部门介绍。外国机关或个人要求利用档案的，须经外事部门介绍和学校保密委员会批准后，再按第五条手续办理。
第三十七条 档案的利用，一般只限于在“阅档室”使用，并认真填写《档案借阅登记簿》、《档案利用效果登记表》。档案原则上不能外借，特殊情况下只借复制件，外借原件需办理审批手续，经分管档案工作的校领导同意后方可借出。借出时间一般不超过10个工作日。逾期不还者，按《365体育官网网站档案管理办法》有关规定处理。
第三十八条 借阅者应对档案的保密、安全和完整负责，不得把档案中的内容随意转告他人，利用者未经有关部门或档案室的同意，不得将档案转借、涂改、圈划、抽换、批注、污损、折皱、剪栽、拆卷、摘抄、拍照等，不得擅自公布档案内容。因泄密造成不良影响的，要追查责任，根据情节轻重依法处理。
第三十九条 退还档案时，档案管理人员应当面核查，确认无误后方可注销外借手续，按档号放入档案柜内。外借档案如发现有转借、损坏、丢失、缺页、缺卷等现象，应写出书面报告，根据不同情况，上报学校依法严肃处理。
第四十条 档案室同意摘录和复制的档案、资料，经校对，盖章以后生效
第四十一条 根据《档案法实施办法》第二十六条，凡利用属收费范围内的档案，按有关部门核定的收费标准收费。
第四十二条 凡外出工作和调离本单位的人员，外出和调离前须归还所借档案，否则不予办理有关手续。
第四十三条 网上查阅档案由档案管理部门根据不同部门和职位统一设置查阅密码。
第八章 档案鉴定、销毁制度
第四十四条 成立档案鉴定工作领导小组，组长由分管档案工作的校领导担任，档案室主任、有关单位的负责人和负责该门类档案的档案员组成鉴定小组。按照分工，先个人初鉴，再集体审查的程序，对需要变更的密级、销毁、延长保管、向社会开放的档案进行鉴定，具体工作由档案室组织。
第四十五条 对正在整理归档的材料，要用全面的历史的发展的观点鉴定材料的价值，准确把握归档范围和保管期限。有异议的由鉴定小组栽定。根据国家规定，保管期限的时限为：短期：1—15年，长期：16—50年，永久：51年以上。
第四十六条 对保密期限己满的档案，由鉴定小组提出是否变更密级或解密的意见，报分管校领导批准，作出是否变更密级或解密的决定。
第四十七条 对超过保存期限的档案，由鉴定小组提出销毁或延长保管期限的意见，报分管校领导批准，作出是否销毁或延长保管期限的决定
第四十八条 对已到开放期限的档案，由鉴定小组提出是否向社会开放的意见，报分管校领导批准，作出是否向社会开放的决定
第四十九 条销毁档案必须填写清单，注明鉴定时间和参加鉴定的人员，并送上级部门指定的销毁地点销毁，销毁时有三人监销，销毁后分别在销毁清册上签字，并注明销毁时间。
第五十条 任何部门或个人均不得将应销毁的档案做其他用途或当作废纸出售。
第五十一条 档案鉴定工作结束后，档案室应及时做好档案整理、检索工具调整等善后处理工作。
第五十二条 档案鉴定过程中形成的鉴定工作的申请、报告、销毁、销毁清册等材料应立卷归档，妥善保存。
第九章附则
第五十三条 本制度自公布之日起施行。
第五十四条 本制度由学校档案室负责解释。